Nieuwe parochianen welkom heten: zo maakt u ze wegwijs
Voor het eerst naar een andere kerk gaan kan best een stap zijn. Waar is de ingang? Hoe laat begint de viering
Voor het eerst naar een andere kerk gaan kan best een stap zijn. Waar is de ingang? Hoe laat begint de viering
Voor het eerst naar een andere kerk gaan kan best een stap zijn. Waar is de ingang? Hoe laat begint de viering precies? Is er na afloop koffie? Bij wie kun je terecht met een vraag? En welke activiteiten zijn er eigenlijk naast de zondagse viering?
Voor mensen die al jaren bij een parochie betrokken zijn, zijn veel van deze dingen vanzelfsprekend. Voor een nieuw gezicht is dat niet zo.
Nieuwe parochianen welkom heten gaat daarom verder dan iemand vriendelijk begroeten bij de kerkdeur. Het helpt als mensen ook daarna eenvoudig kunnen ontdekken wat er binnen de parochie gebeurt, bij wie ze terechtkunnen en hoe ze mee kunnen doen.
Een parochie bestaat vaak uit veel verschillende onderdelen. Er zijn vieringen, koren, werkgroepen, vrijwilligers, ontmoetingsmomenten, pastorale activiteiten en bijeenkomsten voor verschillende groepen.
Wie al langer betrokken is, weet meestal vanzelf waar informatie te vinden is. Nieuwe parochianen kennen die weg nog niet.
Misschien hebben zij de website gevonden, maar weten ze niet waar activiteiten staan. Misschien hebben ze een parochieblad meegenomen, maar zoeken ze later contactgegevens. Of ze horen tijdens de koffie over een bijeenkomst waarvan ze eerder nog niets wisten.
Een warm welkom begint daarom met persoonlijke aandacht, maar duidelijkheid helpt om dat welkom voort te zetten.
Kijk eens naar jullie parochie door de ogen van iemand die er voor het eerst komt. Welke informatie zou die persoon als eerste nodig hebben? Denk bijvoorbeeld aan:
Je hoeft iemand op de eerste dag niet alles te vertellen. Het belangrijkste is dat duidelijk wordt waar deze informatie later terug te vinden is.
Veel parochies gebruiken verschillende communicatiekanalen. Dat is helemaal niet vreemd. De website kan geschikt zijn voor algemene openbare informatie. Een nieuwsbrief helpt om regelmatig nieuws te delen. E-mail wordt gebruikt voor persoonlijk contact. Formulieren kunnen op een andere online pagina staan. Ook een papieren parochieblad blijft voor veel mensen prettig.
Het probleem ontstaat pas wanneer een nieuwe parochiaan niet weet waar hij of zij moet beginnen met zoeken. Daarom helpt het om één herkenbare startplek te hebben.
Dat betekent niet dat alle andere kanalen moeten verdwijnen. Wel kun je mensen steeds duidelijk maken: zoek je iets over de parochie, kijk dan hier als eerste. Vanuit die centrale plek kun je informatie rechtstreeks tonen of doorverwijzen naar bijvoorbeeld de website, een formulier of een andere relevante pagina.
Een uitgebreide welkomstmap lijkt misschien behulpzaam, maar kan ook overweldigend zijn. Nieuwe parochianen hoeven niet meteen alle commissies, activiteiten, documenten en contactpersonen te kennen. Maak onderscheid tussen informatie die direct belangrijk is en informatie die iemand later kan ontdekken.
Zorg dat vieringstijden, locaties, contactmogelijkheden en de eerstvolgende activiteiten makkelijk te vinden zijn.
Informatie over vrijwilligerswerk, koren, werkgroepen, geloofsverdieping en andere activiteiten kan daarna volgen.
Zo geef je mensen de ruimte om op hun eigen tempo kennis te maken met de gemeenschap.
Voor iemand die nieuw is, kan het lastig zijn om te zien hoe breed een parochiegemeenschap eigenlijk is. Een agenda helpt daarbij.
Zet daarin niet alleen de vieringen, maar ook andere momenten waarop mensen elkaar kunnen ontmoeten. Denk aan een koffieochtend, lezing, koorrepetitie, vrijwilligersbijeenkomst, activiteit voor gezinnen of een bijeenkomst van een werkgroep. Dat maakt zichtbaar dat de parochie meer momenten van ontmoeting kent.
Geef bij een activiteit bovendien voldoende praktische informatie. Alleen een titel en tijdstip zijn vaak niet genoeg. Vertel kort voor wie de bijeenkomst bedoeld is, waar deze plaatsvindt en of aanmelden nodig is. Voor bestaande deelnemers spreekt dat misschien voor zich. Voor een nieuwkomer niet.
Een warme geloofsgemeenschap bestaat uit mensen. Maak die mensen daarom ook vindbaar. Nieuwe parochianen kunnen allerlei vragen hebben.
Wie kan iets vertellen over de parochie? Wie is het aanspreekpunt voor een bepaalde locatie? Bij wie kun je terecht als je mee wilt zingen in een koor? Wie weet meer over vrijwilligerswerk? Waar kun je een pastorale vraag stellen?
Probeer te voorkomen dat iemand hiervoor eerst de hele organisatie van de parochie moet begrijpen. Een paar duidelijke contactmogelijkheden zijn vaak voldoende. Bijvoorbeeld het secretariaat voor praktische vragen en een duidelijke verwijzing naar de juiste contactpersoon voor specifieke onderwerpen.
Betrokken raken hoeft niet te beginnen met een grote taak. Een uitnodiging om meteen vrijwilliger te worden kan voor iemand die net binnenkomt een flinke stap zijn. Een kop koffie drinken, aansluiten bij een activiteit of kennismaken met een werkgroep is vaak laagdrempeliger. Maak zulke kleine mogelijkheden zichtbaar.
Je kunt bijvoorbeeld aandacht geven aan een komende ontmoeting, vertellen dat nieuwe bezoekers welkom zijn bij een bijeenkomst of laten zien welke groepen actief zijn. Zo kan iemand zelf bepalen wat goed voelt.
Goede informatie kan veel vragen beantwoorden, maar vervangt persoonlijk contact niet. Een vriendelijke begroeting, iemand de weg wijzen of na de viering even kennismaken kan veel betekenen. Digitale communicatie werkt het beste als aanvulling daarop.
Iemand die tijdens de koffie hoort over een activiteit kan thuis rustig de details terugzoeken. Iemand die een naam van een werkgroep heeft gehoord, kan later bekijken wat die groep doet. En iemand die nog niet direct een gesprek wil aangaan, kan eerst zelf ontdekken wat er binnen de parochie speelt.
Persoonlijk contact en goed vindbare informatie versterken elkaar.
Een centrale digitale plek kan helpen om dat welkom ook na de eerste kennismaking voort te zetten.
Met MijnRKK kunnen parochies bijvoorbeeld nieuws, agenda’s, contactinformatie, documenten en groepen overzichtelijk bij elkaar brengen. Ook kan vanuit MijnRKK worden verwezen naar andere websites en online informatie. Zo hoeft niet ieder bestaand communicatiekanaal vervangen te worden.
De parochiewebsite kan gewoon blijven bestaan. Een extern aanmeldformulier kan gebruikt blijven worden. Ook nieuwsbrieven en andere communicatie kunnen hun eigen functie houden.
MijnRKK kan daarbij de herkenbare plek zijn waar een parochiaan begint met zoeken. Dat is juist voor mensen die de parochie nog niet goed kennen prettig. Zij hoeven niet eerst te weten welk kanaal voor welke informatie wordt gebruikt.
Binnen grotere parochies kan het voor nieuwe mensen nog ingewikkelder zijn. Misschien zijn er meerdere kerkgebouwen, lokale geloofsgemeenschappen en verschillende activiteiten. Sommige berichten gelden voor de hele parochie, terwijl andere alleen relevant zijn voor één locatie.
Maak die verschillen duidelijk. Laat bijvoorbeeld bij een activiteit altijd zien waar deze plaatsvindt. Geef duidelijk aan welke contactpersoon bij een bepaalde geloofsgemeenschap hoort. En zorg dat algemene informatie van de parochie niet verdwijnt tussen lokale berichten.
Voor mensen die al jaren betrokken zijn, zijn plaatsnamen en afkortingen vaak bekend. Nieuwe parochianen hebben die kennis nog niet. Een eenvoudige, duidelijke indeling helpt hen sneller hun weg te vinden.
Een goede welkomstplek blijft alleen nuttig wanneer de informatie actueel is. Controleer daarom regelmatig:
Je kunt deze controle bijvoorbeeld een vast onderdeel maken van het communicatiebeheer binnen de parochie. Dat hoeft geen grote klus te zijn. Regelmatige kleine controles voorkomen dat nieuwe parochianen terechtkomen bij oude informatie.
Nieuwe parochianen welkom heten zit vaak in kleine dingen. Een begroeting bij binnenkomst. Een uitnodiging om koffie te drinken. Iemand die uitlegt waar een activiteit plaatsvindt. Een duidelijke agenda. Een naam en contactmogelijkheid voor als er later nog een vraag is.
Door persoonlijke aandacht te combineren met overzichtelijke informatie wordt het makkelijker om stap voor stap vertrouwd te raken met de parochie.
MijnRKK kan daarin een vaste startplek zijn. Niet als vervanging van persoonlijk contact, de website of andere vertrouwde communicatie, maar als een herkenbare plek waar parochianen weten waar ze moeten beginnen wanneer ze iets zoeken. Zo blijft een welkom niet beperkt tot het eerste bezoek, maar help je mensen ook daarna hun plek binnen de geloofsgemeenschap te vinden.